Konya sanayisi için B2B e-ticaret sitesi hazırlanırken ürün kataloğu kadar bayi yetkileri, fiyat grupları ve sipariş kararları da tanımlanmalıdır. Bir işletmenin düzenli toptan alıcısı, son tüketiciden farklı miktar ve onay koşullarıyla çalışabilir. Ajansbox projenizde bu farkları gerçek teklif ve sipariş örnekleriyle açıklayın.
Bu rehberde bayi hesaplarını, fiyat gruplarını ve teklif akışını planlayabilirsiniz. Konya’da e-ticaret üzerinden bayi ve kurumsal müşterilere satış yapmak isteyen üretici veya toptancı için amaç, doğru kullanıcının doğru koşullarla sipariş verebilmesidir.
Kurumsal satış modelinin sınırlarını belirleyin
Hangi müşteri gruplarına hizmet verileceğini yazın. Mevcut bayiler, servis işletmeleri, proje müşterileri ve yeni başvuran firmalar farklı süreçler kullanabilir. Her grubun ürünleri görme, fiyat isteme veya doğrudan sipariş verme ihtiyacını ayrı değerlendirin.
İlk yayında hangi satış modelinin çalışacağını açıklayın. Bütün müşterilere açık katalog, yalnızca onaylı hesaplara açık fiyat veya teklif üzerinden yürüyen sipariş aynı kural değildir. Kullanıcının hangi aşamada hangi bilgiyi göreceğini somut örneklerle gösterin.
Mevcut satış temsilcilerinin görevlerini de plana ekleyin. Portalın siparişi toplaması, bütün ticari kararların otomatik alınacağı anlamına gelmez. Fiyat onayı, teknik ürün kontrolü veya teslimat değerlendirmesi işletmenin belirlediği sorumlularda kalabilir.
Proje dosyasına mevcut siparişin bugün nasıl tamamlandığını ekleyin. Satış temsilcisi talebi alıyor, teknik ekip ürünü doğruluyor ve ticari yetkili koşulu onaylıyor olabilir. Portal hazırlanırken bu karar sırasının hangi bölümünün değişeceğini açıklayın. Her adımı ekrana taşımak zorunlu değildir; önemli olan siparişin ilerlemesi için gereken bilginin doğru kişiye ulaşmasıdır.
Bayi başvurusu ve hesap onayını hazırlayın
Bayi kabulü için gerekli işletme bilgilerini ve değerlendirme sorumlusunu belirleyin. Başvuru alınmasıyla hesabın aktif hale gelmesi farklı aşamalardır. Başvuru incelenirken kullanıcının görebileceği alanları, eksik bilgi durumunu ve onay sonucunda verilecek yetkileri açıklayın.
Gereken bilgiyle sınırlı bir başvuru formu hazırlayın. Her belge veya alanın hangi amaçla istendiği belli olsun. Test ve ortak dosyalarda gereksiz kişisel bilgi kullanmayın. Firma hesabının güncel tutulması ve kullanım yetkisinin kaldırılması için de sorumlu belirleyin.
Mevcut bayiler aktarılacaksa önce hesap envanteri oluşturun. Benzer firma adlarının aynı kayıt olduğu varsayılmamalıdır. İç müşteri kodu, firma kimliği ve varsa harici sistem kaydı arasındaki ilişkiyi doğrulayarak aktarım kapsamını hazırlayın.
Aktarılan bayi kayıtlarında eski veya kullanılmayan hesapları ayırın. Aynı firmanın farklı şubeleri varsa teslimat adresiyle ticari hesap ilişkisinin nasıl kurulacağını belirleyin. Kullanıcı adının benzemesi aynı firma kaydı anlamına gelmeyebilir. Başlangıçta doğrulanmış hesap grubuyla ilerlemek, yanlış fiyat veya sipariş geçmişinin başka kullanıcıya bağlanmasını araştırırken işinizi kolaylaştırır.
Firma hesabıyla kullanıcı yetkisini ayırın
Bir bayi firmasında birden fazla çalışan portalı kullanabilir. Ürün inceleyen, teklif oluşturan ve siparişi onaylayan kişiler farklı olabilir. Her kullanıcının hangi firma hesabına bağlı olduğunu ve hangi işlemleri yapabildiğini yazın.
Yetki planında fiyat görme, sipariş oluşturma, adres düzenleme ve geçmiş kayıtları inceleme gibi işleri ayrı değerlendirin. Görev değiştiğinde erişimin nasıl güncelleneceği belli olmalıdır. Bir hesabın onaylı olması, o hesaba bağlı herkesin aynı yetkiyi almasını gerektirmez.
| Rol örneği | İhtiyaç duyulan işlem | Kabul kontrolü |
|---|---|---|
| Bayi kullanıcısı | Ürün ve geçerli koşulları görme | Doğru firma grubuyla eşleşme |
| Satın alma sorumlusu | Teklif veya sipariş hazırlama | İşlem yetkisinin doğru sınırlandırılması |
| Ticari onay yetkilisi | Tanımlı koşulları değerlendirme | Kararın ilgili kayda bağlanması |
| Operasyon kullanıcısı | Hazırlık ve gönderimi takip etme | Doğru ürün ve teslimat bilgisi |
Roller işletmeye göre değişebilir. Demo görüşmesinde yetkili kullanıcının başarılı işlemini ve yetkisiz hesabın erişemediği durumu birlikte değerlendirin. Kullanıcı arayüzünde bir alanın görünmemesiyle gerekli yetki kontrolünün uygulanması aynı kabul maddesi olarak düşünülmemelidir.
Yetki kontrolünde aynı örneği farklı hesaplarla deneyin. Bir bayinin fiyatı, teklif belgesi veya sipariş geçmişi başka firma hesabından erişilebilir olmamalıdır. Firma içindeki görev ayrımı da aynı yöntemle değerlendirilir. Kullanıcı değişikliği sonrasında eski erişimin nasıl kapatılacağı, günlük yönetimin parçası olarak açıklanmalıdır; yalnızca ilk kurulumda yapılan bir işlem sayılmamalıdır.
Fiyat gruplarını açık kurallarla ilişkilendirin
Fiyatın hangi müşteriye ve hangi ürün kapsamına ait olduğu belirgin olmalıdır. Bayi grubu, sipariş miktarı veya özel anlaşmaya göre koşul değişiyorsa her kural için örnek hazırlayın. Geçerli fiyatın hangi kaynaktan geldiğini ve ne zaman yenilendiğini belirtin.
İndirim grubu ile müşteriye özel net fiyatın aynı ürün için nasıl birlikte değerlendirileceğini açıklayın. Kurallardan hangisinin öncelikli olduğu bilinmelidir. Kampanya eklendiğinde önceki fiyatın yanlışlıkla başka hesaba taşınmadığını ve sipariş kaydının doğru koşulu koruduğunu kontrol edin.
Para birimi, fiyatın gösterim biçimi, ilgili vergiler ve ek hizmetlerin nasıl sunulacağı işletmenin doğrulanmış ticari düzenine göre belirlenmelidir. Belirsiz başlıklar yerine müşterinin hangi koşulu kabul ettiğini anlayabileceği açıklamalar kullanın.
Fiyat denemesinde aynı ürün için iki müşteri grubunu ve farklı sipariş miktarlarını karşılaştırın. Ekrandaki koşulla sipariş kaydına geçen koşul aynı olmalıdır. Onaylanan özel teklif varsa geçerli sürüm ayrıca korunur. Bir fiyatın yanlış hesapta görülmesi durumunda yalnızca görünen metni düzeltmeyin; müşteri grubu ve kaynak kayıt ilişkisinin neden yanlış kurulduğunu inceleyin.
Teknik kataloğu sipariş birimiyle birlikte kurun
Sanayi ürünlerinde model, parça kodu, malzeme, ölçü ve uyumluluk bilgileri seçim kararını etkileyebilir. Kaynak veriyi üretici veya yetkili tedarikçi kaydıyla doğrulayın. Benzer görünen ürünleri aynı teknik özellikte kabul etmeyin.
Adet, kutu, koli veya set üzerinden satış yapılıyorsa birimleri ayrı tanımlayın. Müşterinin sepete yazdığı miktarla hazırlanacak fiziksel miktar örtüşmelidir. Minimum sipariş ve miktar artış adımı düşünülüyorsa bu ihtiyaçları örnek ürünle gösterin.
Konya’da yedek parça veya bağlantı elemanı satan varsayımsal bir işletmede aynı ürünün tekli ve kutulu sunumu bulunabilir. Bu kayıtların stok ilişkisi açıklanmalıdır. Kutu adını ürün adına eklemek, miktar dönüşümünün sistemde otomatik kurulduğunu göstermez.
Varsayımsal bir ürün kutusunda on iki parça bulunuyorsa iki kutu siparişi yirmi dört parçaya karşılık gelir. Bu hesap sadece örnektir; gerçek ambalaj içeriğinizi doğrulayın. Stok adetle, sipariş kutuyla tutuluyorsa dönüşüm ilişkisi açık olmalıdır. Aynı ürünün tekli satışı da varsa iki sunumun ortak miktarı nasıl kullandığını birlikte değerlendirin.
Teklif ile kesinleşmiş siparişi ayırın
Müşterinin fiyat veya uygunluk talebi oluşturması, üretim ya da gönderim emri verilmesiyle aynı işlem değildir. Teklif kaydında ürün, miktar, teslimat ihtiyacı ve varsa teknik açıklama bulunabilir. Talebin hangi ekibe ulaşacağı ve nasıl cevaplanacağı belirlenmelidir.
Teklifin geçerlilik koşullarını, onaylanan fiyatı ve kapsamını açıkça yazın. Müşteri miktarı veya seçeneği değiştirirse önceki teklifin geçerli kalıp kalmayacağını değerlendirin. Kesin sipariş oluştuğunda hangi teklif sürümüne dayandığı anlaşılmalıdır.
Ürünün stokta bulunmasıyla proje için teknik uygunluğun onaylanmasını karıştırmayın. Gerekli inceleme tamamlanmadan otomatik uygunluk ifadesi sunmayın. Teknik karar ve ticari onay farklı kişilerdeyse her adımın sonucu ilgili kayda işlenmelidir.
Teklif değişikliğinde eski ve yeni koşullar arasındaki fark bulunabilir olmalıdır. Ürün miktarı değişmiş, teslimat adresi yenilenmiş veya farklı seçenek istenmiş olabilir. Hangi değişikliğin yeniden teknik ya da ticari onay gerektirdiğini yazın. Müşterinin kabul ettiği sürümle operasyon ekibinin hazırladığı sürümün aynı olduğu siparişe geçiş sırasında doğrulanmalıdır.
Ödeme ve ticari onay koşullarını tanımlayın
Peşin ödeme, havale veya işletmenin kullandığı başka ticari koşullar için hangi işlemin siparişi ilerlettiğini yazın. Kullanılacak ödeme sağlayıcısını ve bağlantı kapsamını ayrıca değerlendirin. Ödeme bekleyen kayıtla hazırlanabilir sipariş aynı aşama olarak ele alınmamalıdır.
Firma limiti veya vade kontrolü gibi gereksinimler varsa bunları yetkili işletme sorumlularının kurallarıyla açıklayın. Hangi kaynağın esas alınacağı ve istisnanın kim tarafından onaylanacağı belli olsun. Portalın bu koşulları nasıl karşılayacağı ayrı proje değerlendirmesi gerektirebilir.
Aynı ödeme veya sipariş bilgisi tekrar geldiğinde mükerrer işlem oluşmaması gereken örnekleri hazırlayın. Demo veya kabul denemesi sağlayıcının uygun test yöntemiyle yürütülmelidir. Gerçek tahsilat ve müşteri bilgileriyle gelişigüzel deneme yapılmamalıdır.
Ticari istisna için yetkili kişinin bulunmadığı durumu da planlayın. İşlem bekleyecekse bayi hangi aşamada olduğunu anlamalıdır. Alternatif onay sorumlusu varsa erişimi ve karar kapsamı tanımlanmalıdır. Süreci sadece bir çalışanın kişisel mesajlaşmasına bağlamak, görevin devredildiği günlerde hangi kararın geçerli olduğunu araştırmayı zorlaştırabilir.
Stok ve teslimat kararlarını siparişe bağlayın
Hazır stok, siparişle tedarik ve üretilecek ürünler için farklı hazırlık koşulları bulunabilir. Bayiye gösterilen süre gerçek operasyonla ilişkilendirilmelidir. Tedarikçinin bulunduğunu bildirdiği miktarı işletmenin hemen gönderebileceği stok gibi göstermeyin.
Kısmi sevkiyat veya farklı adreslere gönderim gerekiyorsa ayrı örnek oluşturun. Hangi satırın hangi paket veya teslimat kaydına bağlandığı anlaşılmalıdır. Sevkiyat planındaki değişikliği müşteri ve ilgili operasyon ekibi aynı kayıt üzerinden takip edebilmelidir.
İade, hasar ve eksik ürün başvurularında ürün kimliği, gönderim ve işlem sonucu ayrı izlenmelidir. Kurumsal satış koşullarını işletmenin geçerli sözleşme düzeniyle uyumlu hazırlayın. Bütün müşterilere veya ürünlere aynı satış sonrası kuralı otomatik uygulamayın.
ERP ve muhasebe bağlantısının veri yönlerini yazın
Kullanılan programı, sürümünü, gerekli lisansları ve bağlantı erişimlerini hazırlayın. Ürün, müşteri, fiyat, stok ve sipariş alanlarından hangilerinin aktarılacağı ayrı belirtilmelidir. Program adının anılması bütün işlemlerin aynı kapsamda hazır olduğunu göstermez.
Her alan için yetkili kaynağı belirleyin. Portalda hazırlanan özgün açıklamaların sonraki aktarımda silinmemesi, fiyatın doğru müşteri grubuna bağlanması ve siparişin doğru firma kaydına gitmesi örneklerle doğrulanmalıdır. Hata oluştuğunda ilgili kayıt bulunabilir olmalıdır.
Bağlantı kesildiğinde kullanılacak yöntem ve sorumlu ekip belli olsun. Eski fiyat veya miktar üzerinden işlem yapılacaksa işletmenin kabul ettiği koşullar açıklanmalıdır. Yeniden gönderilen verinin hangi kimlikle mevcut kayda bağlanacağı proje dosyasına eklenmelidir.
Bağlantı kabulünde müşteri, ürün ve sipariş kimliklerini birlikte karşılaştırın. Doğru ürünün yanlış firma hesabına aktarılması da hatalı sonuçtur. Aynı veri tekrar işlendiğinde yeni kayıt açılması gereken ve mevcut kayıt güncellenmesi gereken durumları ayırın. Hata bildiriminde ilgili kimliğin bulunması, ekiplerin aynı işlem üzerinde konuşmasını ve düzeltmeyi doğrulamasını kolaylaştırır.
İlk kullanıma geçerken satış ekibi ve bayi temsilcisi aynı örnekle eğitim alabilir. Kullanıcı ürünü bulup teklif hazırlasın; yetkili kişi ilgili onayı açıklasın. Hangi adımda yardım gerektiğini kaydedin. Eğitim ihtiyacını gerçek işlemlere bağlamak, yalnızca ekranların tanıtıldığı bir görüşmeye göre günlük görevlerin anlaşılmasını daha somut biçimde değerlendirmeyi sağlar. İlgili notları saklayın.
Bir bayi siparişini baştan sona örnekleyin
Varsayımsal bir Konya sanayi işletmesinde onaylı bayi belirli ölçüde bağlantı elemanı talep etsin. Kullanıcı doğru firma grubuyla giriş yapar, ürün kodunu bulur ve satış birimini seçer. Ekrandaki fiyat ve miktar, hazırlanacak kayıtla karşılaştırılır.
Özel fiyat gereken ikinci örnek teklif akışına alınır. Yetkili kişi koşulu onayladıktan sonra siparişe dönüşen kaydın aynı ürün ve tutarı koruduğu incelenir. Ardından yetkisiz kullanıcı, değişen miktar ve stokta bulunmayan ürün gibi farklı durumlar değerlendirilir.
Bulgular gereksinim dosyasına bağlanır. Yanlış firma fiyatı, eksik onay veya hatalı miktar ayrı nedenler olarak kaydedilir. Düzeltme sonrası aynı senaryo yeniden denenerek kabul sonucu ortak tanıma göre verilir.
İlk bayi grubundan gelen geri bildirimi ortak başlıklarla toplayın. Ürün bulunamaması, fiyat sorusu, onay gecikmesi ve gönderim talebi farklı iyileştirmeler gerektirebilir. Yalnızca portalda oluşan sipariş sayısı bütün kullanım sorunlarını göstermez. Sorunun hangi aşamada yaşandığını ve değişiklikten sonra aynı işlemin nasıl sonuçlandığını kaydederek geliştirme önceliğini belirleyin.
Ajansbox proje kapsamını kabul koşullarıyla tamamlayın
MiniBox, SmartBox, ProBox ve PrimeBox seçeneklerini değerlendirirken standart mağaza ihtiyaçlarıyla özel B2B taleplerini ayrı açıklayın. Bayi fiyatı, kullanıcı yetkisi, onay veya özel ekranın nasıl karşılanacağı güncel teklif üzerinde netleşmelidir. Paket adı bütün kurumsal işleri otomatik kapsamaz.
Ajansbox görüşmesine hesap yapısını ve teklif örneklerini götürün. Konya sanayisi için B2B e-ticaret projesinde ilk yayın kapsamını, bağlantı sorumlularını ve kullanıcı eğitimini aynı plan içinde belirleyin. Satış ekibinin uygulayabildiği akış, proje kabulünün parçası olmalıdır.
Sık sorulan sorular
B2B sitesi yalnızca farklı fiyat gösteren mağaza mıdır?
Hesap onayı, kullanıcı yetkisi, satış birimi, teklif ve sipariş koşulları da gerekebilir. Gereksinimler işletmenin gerçek işlemleri üzerinden belirlenmelidir.
Her bayi kullanıcısı aynı yetkiye sahip olmalı mı?
Görevler farklıysa erişim ve işlem yetkileri ayrı planlanmalıdır. Firma hesabı ile hesabı kullanan çalışanların rolleri birlikte değerlendirilmelidir.
Teklif gönderilmesi kesin sipariş oluşturur mu?
İşletmenin tanımladığı kabul ve onay adımları esas alınmalıdır. Teklif sürümü, geçerli koşullar ve siparişe dönüşme anı açıkça belirlenmelidir.
