E-ticarette sipariş almak, ödeme toplamak ve fatura düzenlemek aynı iş akışının farklı parçalarıdır. Müşteri bilgileri eksik geldiğinde, pazaryeri kaydı iki kez aktarıldığında veya iptal edilen siparişin belgesi takip edilmediğinde muhasebe tarafında ek iş oluşur. Bu nedenle faturalandırmayı mağaza açıldıktan sonra çözülecek bir ayrıntı olarak bırakmayın.
E-ticarette e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini planlamak; doğru belgeyi seçmek, verileri eksiksiz aktarmak ve işlem sonucunu izlemekle başlar. Ajansbox ile altyapınızı değerlendirirken satış ekibi, depo ve muhasebenin aynı kayıtlara dayanmasını hedefleyin. Önce belge türü ayrımını netleştirin, ardından siparişten faturaya iş akışını belirleyin.
E-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?
Her iki uygulama da faturanın elektronik ortamda düzenlenmesiyle ilgilidir. Belge seçimini müşterinin bireysel veya kurumsal görünmesine göre yapmak yeterli değildir. Satıcının uygulama kapsamı ve alıcının e-Fatura kayıt durumu birlikte değerlendirilmelidir.
Genel çerçevede, e-Fatura uygulamasına kayıtlı satıcı ile kayıtlı alıcı arasındaki işlem için e-Fatura düzenlenir. Satıcının uygulama kapsamına göre, e-Fatura kayıtlısı olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere düzenlenecek belge e-Arşiv Faturadır. Mevzuattaki özel durumlar ayrıca değerlendirilir.
Alıcının kayıt durumunu belge düzenleme aşamasında güncel olarak kontrol edin. Geçmiş siparişte kullanılan belge türünü yeni siparişe sorgusuz taşımayın. E-Fatura ve e-Arşiv Faturayı müşterinin serbestçe seçtiği iki tasarım seçeneği gibi sunmak, yanlış belge oluşturulmasına yol açabilir.
Geçiş zorunluluğunu ve 2026 kurallarını kontrol edin
E-ticaret faaliyeti bulunan mükelleflerde e-Fatura geçişi için, 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı ölçütü bulunur. Şartı sağlayanların ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar geçişi planlaması gerekir. Faaliyetinizin kapsamını ve uygulanacak diğer koşulları mali müşavirinizle belirleyin.
E-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler açısından 2026’da genel kural, düzenlenmesi gereken faturaların tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak oluşturulmasıdır. Ancak ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 3.000 TL sınırı 2026 sonuna kadar sürer; bu gruplarda tutardan bağımsız uygulama 1 Ocak 2027’de başlar.
Bu ayrım, düzenlenmesi gereken faturanın hangi ortamda oluşturulacağını belirler. İşletmenizin e-Fatura geçiş zorunluluğunu ayrıca değerlendirin. Başvuru, kullanıcı yetkileri ve kullanılacak yöntem için bir takvim hazırlayın.
Geçiş takviminde başvuru gününün yanında kullanıcı yetkilerini, gerekli mali mühür veya elektronik imza hazırlıklarını ve ilk belge kontrolünü de planlayın. Kullanılacak yöntemin gereksinimlerini önceden öğrenin. Yoğun satış döneminden önce örnek işlemleri birlikte değerlendirerek eksik veri alanlarını belirleyin. Kontrol sonuçlarını ekibinizle yazılı olarak paylaşın.
Belge düzenleme yöntemini iş hacminize göre seçin
GİB portalı, özel entegratör veya uygun koşullarda doğrudan entegrasyon gibi yöntemlerin kapsamı farklıdır. Seçimi günlük belge sayısı, satış kanalları ve muhasebe çalışma düzeni üzerinden yapın. Elle girişle yönetilen küçük hacim, kampanya döneminde aynı yöntemle sürdürülemeyebilir.
Hizmet sağlayıcıyla görüşürken belge oluşturma, alıcı sorgulama, durum takibi, iptal süreçleri ve saklama hizmetini ayrı ayrı sorun. Paket ücretinin yanında kullanım sınırlarını ve veri dışa aktarım imkânını da değerlendirin. GİB yetkilendirmesi gereken hizmetlerde sağlayıcının ilgili izinlerini kontrol edin.
Ajansbox muhasebe ve e-Fatura entegrasyonlarını incelerken mevcut uygulamanızı ve kullanmak istediğiniz belge hizmetini paylaşın. Sipariş aktarımıyla belgenin hukuken oluşturulması arasındaki görev dağılımını netleştirin.
Siparişte hangi fatura bilgileri toplanmalı?
Müşterinin teslimat adresiyle fatura adresi farklı olabilir. Bu alanları anlaşılır biçimde ayırın. İlgili işlem için gereken ad veya ticari unvan, adres, vergi kimlik bilgileri ve iletişim verilerinin doğru kayda aktarılmasını sağlayın. Zorunlu alanları alıcı türüne ve mevzuata göre belirleyin.
Ürün kodu, açıklama, miktar, birim fiyat, indirim, vergi bilgileri ve toplam tutar sipariş satırlarıyla eşleşmelidir. Ürün sayfasındaki fiyat sonradan değiştiğinde geçmiş siparişin bedelini yeni fiyatla değiştirmeyin. Kargo bedeli ve kampanya indiriminin belgeye nasıl yansıyacağını önceden tanımlayın.
İnternet satışına özgü web adresi, ödeme yöntemi, ödeme tarihi, taşıyıcı bilgileri ve gönderim veya hizmet tarihi gibi alanların kaynağını belirleyin. İlgili faturalarda gereken internet satışı ifadesini ve diğer zorunlu bilgileri belge şablonuyla birlikte kontrol edin.
Alanların yalnızca doldurulmuş olması yeterli değildir; doğru verinin doğru yere aktarıldığını da kontrol edin. Müşteri profilinde sonradan yapılan adres veya unvan değişikliği, geçmişte düzenlenmiş belgeyi sessizce değiştirmemelidir. Hatalı bilgi fark edildiğinde ilgili belgeyi ve işlem tarihini belirleyerek uygun düzeltme sürecini başlatın. Ekibin hangi bilgiyi değiştirebileceğini yazılı olarak tanımlayın.
Siparişten faturaya temel iş akışı nasıl kurulmalı?
- Siparişi benzersiz numarası ve kaynak satış kanalıyla kaydedin.
- Alıcı bilgilerini, ürün satırlarını ve tutarları doğrulayın.
- Alıcının kayıt durumunu kontrol ederek uygun belge türünü belirleyin.
- Faturayı işletmeniz için geçerli düzenleme süresi içinde oluşturun.
- Belge numarasını ve elektronik belge kimliğini siparişle eşleştirin.
- Gönderim, raporlama ve alıcıya iletim sonuçlarını ayrı izleyin.
- Belgeyi muhasebe, sevkiyat ve saklama kayıtlarıyla ilişkilendirin.
Belge oluşturmayı hangi olayın başlatacağını belirleyin. Hazırlama, teslim veya hizmet ifası gibi aşamalara ilişkin kuralı mali müşavirinizle netleştirin. Yalnızca ödeme alındı bilgisinden hareketle bütün işlemler için aynı faturalandırma zamanını kabul etmeyin.
Bu düzeni sipariş yönetimi iş akışınıza bağlayın. Böylece satış ekibi, muhasebe ve depo aynı siparişin farklı aşamalarını takip edebilir.
Belgenin oluşturulması, iletilmesi ve tahsilatı ayrı izleyin
Bir faturanın taslağının hazırlanması, başarıyla oluşturulması ve alıcıya ulaşması farklı durumlardır. Kullanılan uygulamanın işlem yanıtlarını kaydedin. Eksik bilgi veya teknik hata nedeniyle başarısız olan belgeleri sorumlusu belli bir iş listesinde tutun.
Aynı sipariş yeniden aktarıldığında ikinci fatura oluşmasını önleyin. Teknik zaman aşımında önce mevcut belgenin oluşup oluşmadığını sorgulayın. Sonucu bilinmeyen isteği tekrar göndermek, mükerrer belge düzenlenmesine neden olabilir.
Faturanın bulunması da ödemenin banka hesabına geçtiğini göstermez. Ajansbox ödeme entegrasyonlarından gelen tahsilat kayıtlarını belge durumundan ayrı değerlendirin. Vadeli satışlar ve ödeme takvimini e-ticarette nakit akışı planınızda izleyin.
Örneğin belge hizmetinde fatura başarıyla oluşmuş, ancak bağlantı kesildiği için mağaza bu yanıtı alamamış olabilir. Operatör aynı siparişi yeniden çalıştırmadan önce mevcut belgeyi sorgulamalıdır. Belge bulunduğunda siparişle bağlantısı tamamlanır. Sonuç bulunamazsa kontrollü yeniden deneme yapılır. Bu senaryoyu kurulum sırasında denemek, yoğun dönemde aynı satış için iki belge düzenlenmesini önlemeye yardımcı olur.
İnternet satışlarında iletim ve sevkiyat belgelerini planlayın
E-Arşiv uygulamasında internet satışlarına ilişkin faturaların alıcıya elektronik ortamda iletilmesi gerekir. Müşterinin erişebileceği doğru iletişim bilgisini alın ve iletim sonucunu takip edin. Gönderilemeyen e-postayı başarıyla iletilmiş belge gibi değerlendirmeyin.
Sevk edilen malın yanında bulunması gereken belgeyi ayrıca belirleyin. Fatura çıktısının irsaliye yerine kullanılabilmesi belirli koşullara bağlıdır. Her PDF çıktısının otomatik olarak bütün sevk yükümlülüklerini karşıladığını varsaymayın; işletmenize uygun belge düzenini muhasebe ve depo ekipleriyle oluşturun.
Ajansbox kargo entegrasyonlarını değerlendirirken gönderi numarasıyla sipariş ve belge kayıtlarının eşleştirilmesini görüşün. Bir sipariş farklı paketlerle çıkıyorsa hangi ürünün hangi sevkiyatta bulunduğu anlaşılır kalmalıdır.
Pazaryeri ve web sitesi satışlarını nasıl eşleştirmelisiniz?
Her satışın kaynak kanalını koruyun. Pazaryerindeki sipariş numarasıyla işletme içindeki sipariş ve fatura numarasını ilişkilendirin. Aynı satış hem kanal bağlantısından hem muhasebe aktarımından geldiğinde iki kez belge oluşturulmasına izin vermeyin.
Pazaryerinin hesabınıza aktardığı net tahsilatı doğrudan müşteriye düzenlenecek faturanın toplamı kabul etmeyin. Komisyon, hizmet gideri, indirim ve diğer kesintiler ayrı değerlendirme gerektirir. Satış belgesini ilgili işlemin doğru tutarlarıyla oluşturun; mutabakatı ayrı kayıtlardan yapın.
Ajansbox pazaryeri entegrasyonlarının aktarım kapsamını bu senaryolarla değerlendirin. Kanal eşleştirmelerini çok kanallı satış düzeninizle birlikte planlayın.
İptal, iade ve geri ödeme birbirine nasıl bağlanmalı?
Siparişin iptali, düzenlenmiş faturanın kendiliğinden iptal edildiğini göstermez. Ödemenin geri gönderilmesi de belge işlemini otomatik tamamlamaz. Belge türüne, senaryoya ve işlem tarihine uygun iptal, itiraz veya iade yöntemini belirleyin.
Mevcut faturayı silerek kaydı ortadan kaldırmaya çalışmayın. Başlatılan talebi, gerekiyorsa karşı tarafın yanıtını ve sonuç durumunu saklayın. İşlemleri geçerli usul ve süreler içinde mali müşavirinizin belirlediği akışla yürütün.
Kısmi iadede ilgili ürünleri, miktarları ve tutarları esas alın. Müşteride kalan ürünlerin kaydı korunmalıdır. Ürün dönüşü ve geri ödemeyi iade yönetimi sürecinizle ilişkilendirin. Depo, ödeme ve muhasebe tarafında açık kalan işleri ayrı görünür tutun.
Elektronik belgeleri nasıl saklamalı ve erişilebilir tutmalısınız?
Belgenin mevzuata uygun elektronik dosyasını, doğrulama bilgilerini ve işlem kayıtlarını koruyun. Yalnızca ekran görüntüsü veya görüntülenebilir PDF arşiviyle bütün saklama ihtiyaçlarının karşılandığını kabul etmeyin. Kullanılan belge biçiminin ve ilgili kayıtların dışa aktarılabildiğini doğrulayın.
Saklama hizmetinin kapsamını, erişim yetkilerini ve hizmet değişikliğinde verinin nasıl teslim alınacağını sözleşmede netleştirin. Belgelere sadece yetkili kişilerin erişmesini sağlayın. Muhasebecinizin ihtiyacı olan erişimi, yönetici hesabının şifresini herkesle paylaşmadan düzenleyin.
Yedeklerin geri yüklenebildiğini ve eski bir faturanın sipariş numarasıyla bulunabildiğini deneyin. Saklama ve ibraz sürelerini işletmeniz için geçerli mevzuat çerçevesinde belirleyin; entegrasyon hizmetini belgesiz bir saklama garantisi gibi değerlendirmeyin.
Hizmet sağlayıcısını değiştirmeyi düşünürseniz belge dosyalarıyla birlikte numara eşleştirmelerini ve işlem geçmişini nasıl alacağınızı önceden öğrenin. Dışa aktarılan dosyaların açılmasını ve ilgili siparişe bağlanmasını örnek kayıtlarla kontrol edin. Eski sistem erişiminin hangi tarihte kapanacağını belirleyerek muhasebe ekibinin ihtiyaç duyduğu kayıtları geçişten önce hazırlayın.
Günlük ve dönem sonu kontrollerinde nelere bakılmalı?
Gün sonunda belge düzenlenmesi gereken siparişlerle oluşan faturaları karşılaştırın. Eksik, mükerrer veya hatalı tutarlı kayıtları ayırın. İletim hatası ve bekleyen iptal talepleri için sorumlu kişi belirleyin. Sorunun yalnızca toplam ciroya bakılarak fark edilmesini beklemeyin.
- Sipariş, belge ve tahsilat tutarlarının birbiriyle eşleşmesi.
- Belge oluşturma veya iletim hatası bulunan işlemler.
- İptal ve iade işlemlerinin muhasebeye doğru aktarılması.
- Satış kanalları arasında tekrar eden kayıtların bulunması.
- Elektronik belgelerin erişilebilirliği ve saklama kayıtlarının bütünlüğü.
Dönem raporlarında aynı tarih ve durum tanımlarını kullanın. Satış, faturalandırma ve tahsilat farklı tarihlerde gerçekleşebilir. Bu ayrımı e-ticaret raporlarını değerlendirirken koruyun.
Kontrol sırasında yalnızca genel toplamın eşitliğine güvenmeyin. Bir eksik kayıtla bir fazla kayıt aynı toplamı verebilir. Sipariş numarası, belge kimliği ve tutarı birlikte karşılaştırın. Çözülen farkın nedenini kaydedin; aynı aktarım hatası tekrar ediyorsa geçici düzeltmenin yanında veri eşleştirmesini de gözden geçirin.
Entegrasyonu hangi örnek işlemlerle kontrol etmelisiniz?
Test ortamında bireysel alıcı, e-Fatura kayıtlısı alıcı, indirimli sipariş ve kısmi iade senaryolarını çalışın. Yanlış vergi bilgisi, eksik adres ve teknik kesinti gibi durumlarda işlemin nasıl durduğunu da değerlendirin. Gerçek satış belgesi oluşturmadan test yöntemini hizmet sağlayıcınızla netleştirin.
Kesinti durumunda işlemlerin hangi sırayla yeniden deneneceğini belirleyin. Hangi kaydın başarıyla oluştuğu doğrulanmadan toplu tekrar yapmayın. Hata mesajlarının ekibe anlaşılır bir görev olarak yansımasını sağlayın; çözülen kaydın kapanışını da izleyin.
Ajansbox demo talebinde bu iş akışını örnek siparişlerle görüşebilirsiniz. Hazırlık sırasında iptal ve iade adımlarını da test listesine dahil edin.
Ajansbox ile e-ticaret ve muhasebe süreçlerini birlikte planlayın
Konya’da e-ticaret sitesi kurmak isteyen işletmeler için düzenli faturalandırma, satış sonrasındaki iş yükünü yönetmenin önemli parçalarından biridir. Ajansbox ile projenizi görüşürken muhasebe yazılımınızı, belge sağlayıcınızı, satış kanallarınızı ve günlük işlem hacminizi paylaşın.
Özel aktarım alanları, otomatik belge oluşturma ve gelişmiş mutabakat raporları gibi ihtiyaçların kapsamını ayrıca belirleyin. Ajansbox bağlantısının, muhasebe uygulamasının ve belge hizmetinin hangi işi üstleneceği net olsun. Vergisel kararları mali müşavirinizle, teknik aktarım ayrıntılarını ilgili ekiplerle birlikte değerlendirin.
Konya’daki işletmenizin mevcut düzenini Ajansbox iletişim formundan paylaşarak projeniz için gerekli bağlantıları görüşebilirsiniz. Başlangıçta görevleri ve veri kaynaklarını belirlemek, sonraki siparişlerde aynı bilgilerin tekrar tekrar elle girilmesini azaltmaya yardımcı olur.
E-Fatura ve e-Arşiv hakkında sık sorulan sorular
Şirket adına verilen her sipariş e-Fatura mıdır?
Belge türünü yalnızca şirket unvanı belirlemez. Satıcının uygulama kapsamı ve alıcının güncel e-Fatura kayıt durumu birlikte değerlendirilmelidir. Belge oluşturulmadan önce uygun sorgulamayı yapın.
Sipariş iptal edilince fatura da otomatik iptal olur mu?
İşlem sonucunu ayrıca doğrulamak gerekir. Sipariş, ödeme ve belge kayıtları farklı aşamalarda olabilir. İlgili iptal veya iade işleminin başlatıldığını ve uygun şekilde sonuçlandığını takip edin.
Muhasebe entegrasyonu kurulduğunda bütün işler otomatikleşir mi?
Aktarılacak veriler, desteklenen işlemler ve kontrol sorumlulukları kullanılan bağlantıya göre değişir. Otomasyon kapsamını örnek siparişlerle belirleyin. Hatalı veya eksik kayıtlara kimin müdahale edeceğini kurulum öncesinde netleştirin.
